辦公室行政的流程自動化

1. 01

   特殊工具與流程自動化

   Excel 自動合併、對帳配對、文件差異比對，先做一支小工具驗證省下多少時間。

2. 02

   系統整合與長期維運

   內部系統的健康巡檢、每日備份與定期還原演練。

3. 03

   舊系統移植與延壽

   舊系統的資料匯出，或把 Access／VB6 系統改成網頁版。

4. 04

   客製化 B2B 管理系統

   出勤、請假、檔案搜尋這類內部管理，做成大家共用的一套系統。

• AI 找出兩份 PDF 的差異

  採購單和廠商回傳的確認書，品名、數量或交期常常只差一點點，逐行用眼睛對很容易漏看。可以做一支小工具，讓 AI 讀取兩份 PDF 並逐欄比對，把不一致的地方標出來，最後由人確認。

• 各單位的 Excel 自動合併

  每到月初，總部要把各分店、各部門寄來的 Excel 一份份複製貼上成總表，欄位順序稍有不同就得手動調整。寫一支小工具讀取指定資料夾，依欄位名稱對齊後合併，格式不符的檔案另外列出提醒。

• 發票與銀行入帳自動配對

  會計每月要把開出的發票和銀行入帳明細一筆筆對起來，遇到客戶合併付款或被扣手續費時最費神。兩份資料匯入後，依金額、客戶與日期自動配對，對不上的集中列成一張清單，會計只需要處理例外。

• Access／VB6 系統改成網頁版

  用了多年的 Access 或 VB6 進銷存，只能在某台電腦上開，同事查資料得輪流。先盤點原本的資料表與操作流程，再改寫成用瀏覽器就能開的版本，舊資料完整搬過來，畫面盡量維持大家熟悉的樣子。

• 健康監控與每日備份

  公司內部的系統平常沒人顧，壞了往往是同事抱怨才知道，備份有沒有在跑也沒人說得準。替系統加上定時巡檢，異常時主動通知；每天自動備份到另一個位置，並定期實際還原一次，確認備份真的能用。

• 把舊系統的資料完整匯出

  舊系統還開得起來，但資料只能在畫面上看，想匯出分析或搬到新系統卻無從下手。我們會先分析舊系統的資料格式，把歷年交易與客戶資料匯出成 Excel 或新的資料庫，並核對筆數與合計金額，確認沒有遺漏。

看這個產業的全部情境

• attendance / 打卡

  

  出勤管理系統

  出勤管理系統：出勤、請假、加班、特休連動計算並可區間匯出報表。

• nas-hub / 專案查找

  

  專案管理系統（地端 NAS）

  專案管理系統（地端 NAS）：多年檔案即時搜尋，檔案不搬動。

• watchdog / A 客戶

  

  營運監控儀表板

  營運監控儀表板：每分鐘巡檢系統健康狀態，異常主動通知。