客製化系統的費用怎麼估？

「做一套系統大概要多少錢？」這是我們最常被問到的問題，也是最難在第一次聊天就回答的問題。原因並不是刻意保留，而是同樣叫做「進銷存」或「派工系統」，每家公司實際要做的事可能差很多。

這篇不談數字，而是整理哪些因素會影響工作量，以及在找廠商之前可以先準備什麼，讓您拿到的報價比較準確，也比較容易互相比較。

影響工作量的幾個因素

1. 範圍：有幾種人要用、要做幾件事

系統的大小，通常取決於有幾種角色會使用（老闆、業務、倉管、師傅、會計），以及每個角色要完成哪些工作。同樣是派工系統，只需要辦公室建單，和需要師傅在現場回報、追蹤每一台設備序號的去向，工作量就不一樣；後者可以參考我們做的庫存派工系統。

2. 規則：例外狀況有多少

真正花時間的往往不是畫面，而是規則。例如工時怎麼算、加班與請假重疊時以哪個為準、哪些人可以改狀態。我們在做出勤管理系統時，就是先和負責的同仁逐條確認工時定義，再寫進系統。規則越多、例外越多，需要討論與測試的時間就越長。

3. 串接：要和哪些系統或設備交換資料

如果系統要接會計軟體、電商後台、物流平台，或產線的 PLC 與條碼機，每一個串接點都需要了解對方的格式與限制，也需要處理「對方暫時連不上」的情況。

4. 資料搬移：舊資料要不要帶進來

把散在各人電腦裡的 Excel 整理成一份乾淨的資料，常常比想像中花時間。欄位名稱不一致、同一個客戶有三種寫法，都要在匯入前處理，並和您一起核對筆數與內容。

5. 特殊需求：離線、隔離、AI

例如工廠電腦不能連外網、每家分店的資料要互相隔離，或是要加入 AI 客服、AI 上架這類功能。AI 功能除了開發之外，還有依用量計費的持續費用，需要事先估算並設定上限。

6. 不確定的部分

有些技術風險，要先試過才知道可不可行。這時比較好的做法是先做小規模驗證。我們在做專案檔案查找系統時，就先驗證瀏覽器能不能直接開啟 NAS 上的檔案、中文搜尋是否堪用，兩項都通過才正式開工。

分階段上線，讓每一步都看得到成果

與其一次規劃一套大系統，我們通常建議先挑最花時間、最容易出錯的一段流程來做。實際用順了，再延伸到庫存、報表或其他部門。這樣做有幾個好處：每一階段的範圍比較小，估算比較準；早一點用到系統，也早一點發現真正需要調整的地方。

找廠商之前，可以先準備這些

• 目前在用的表單、Excel 或紙本單據，各拿一兩份實際的範例。
• 一段「平常的一天」怎麼跑：從接單到完成，經過哪些人、哪些步驟。
• 最常出錯或最花時間的地方，以及發生時通常怎麼處理。
• 哪些是一定要有的功能，哪些是有了更好。
• 預計有幾個人、幾種角色會使用。

不需要寫成規格書，用您平常說話的方式整理就可以。我們通常會從一次 30 分鐘左右的聊天開始，先把最卡的事講清楚。

怎麼比較不同廠商的報價

報價數字不同，常常是因為估的範圍不同。比較時可以問這幾件事：

1. 報價包含哪些功能與角色，不包含哪些。
2. 資料搬移、教育訓練、操作說明是否包含在內。
3. 系統放在哪裡，主機與網域的費用由誰負擔。
4. 程式與資料的所有權歸誰，日後想換廠商或自己維護，能不能完整交接。
5. 驗收的標準是什麼，需求變更時怎麼處理。
6. 上線後的維護包含哪些項目，例如監控、備份、錯誤修正與小幅調整。

上線之後的維護

系統能用得長久，靠的是上線之後有沒有人照顧。常見的持續項目包括主機、健康監控、定期備份與還原測試、錯誤修正、隨業務調整功能，以及 AI 功能的用量。這些可以由我們持續維運，也可以完整交接給貴公司自己的人員，詳見系統整合與長期維運。

什麼時候套裝軟體更適合

客製化不一定是最好的選擇。如果您的流程和多數同業一樣，例如開發票、記帳、門市收銀，市面上成熟的套裝軟體或雲端服務通常更划算，也更新得更快。人數少、流程還在變動的時候，也可以先用現成工具撐一陣子。

比較適合客製化的情況是：流程有自己的特色、套裝軟體試過但對不上，大家最後又回到 Excel；或是只差幾個功能，需要把現有軟體串接起來。後者往往只需要一支小工具，可以參考特殊工具與流程自動化。

想了解您的情況適合哪一種做法，歡迎看看客製化 B2B 管理系統，或直接和我們聊聊。