產業05 / 08

貿易與批發業的客製化系統

貿易與批發每天都在處理報價、訂單與對帳，資料常分散在各人的 Excel 與信件裡。我們可以把報價做成勾選就產生，讓文件比對與對帳交給程式先做一遍，也可以把用了多年的舊系統資料完整搬出來。判斷仍然留給熟悉業務的人。

常聽到的狀況

「報價都是開舊檔另存，版本一多就不知道哪份才是最後的。」
「採購單和廠商的確認書，要一行一行用眼睛對。」
「客戶合併付款、被扣手續費，對帳對到頭昏。」
「Access 做的進銷存只能在一台電腦上開。」
「規格太多，客人問完一輪就不見了。」

025 項

適用的服務

特殊工具與流程自動化
報價單自動產生、AI 比對兩份文件差異、發票與入帳自動配對，先做一支小工具。
客製化 B2B 管理系統
報價、客戶、訂單與進出貨集中在同一套系統，誰改了什麼都有紀錄。
舊系統移植與延壽
Access／VB6 等舊系統改成網頁版，或先把歷年資料完整匯出並核對筆數與金額。
網站、App 與 B2C 產品
規格複雜的產品做成線上選配，客人選完直接送出詢價。
系統整合與長期維運
訂單、會計與出貨系統之間的資料同步。

037 項

可以為你做的事

以下是情境範例，說明這類需求可以怎麼做，不是已完成的客戶案例。

AI 找出兩份 PDF 的差異
採購單和廠商回傳的確認書，品名、數量或交期常常只差一點點，逐行用眼睛對很容易漏看。可以做一支小工具，讓 AI 讀取兩份 PDF 並逐欄比對，把不一致的地方標出來，最後由人確認。
選好品項，報價單自動產生
業務每次報價都開舊檔另存、改客戶名稱、再查最新單價，版本一多就不知道哪份才是最後那份。改成在網頁上勾選品項與數量，依客戶等級帶入價格，直接產出格式一致的報價單，每一版都留有紀錄。
發票與銀行入帳自動配對
會計每月要把開出的發票和銀行入帳明細一筆筆對起來，遇到客戶合併付款或被扣手續費時最費神。兩份資料匯入後，依金額、客戶與日期自動配對，對不上的集中列成一張清單，會計只需要處理例外。
表單一送出，LINE 就收到
官網的詢價信常常躺在信箱裡沒人注意，客人等不到回覆就去問別家了。讓表單送出的同時通知負責業務的 LINE，並把需求整理成一張詢價單；由誰接手、回覆到哪一步，大家都看得到。
Access／VB6 系統改成網頁版
用了多年的 Access 或 VB6 進銷存，只能在某台電腦上開，同事查資料得輪流。先盤點原本的資料表與操作流程，再改寫成用瀏覽器就能開的版本，舊資料完整搬過來，畫面盡量維持大家熟悉的樣子。
訂單、會計、出貨不再重複輸入
訂單在電商後台、帳在會計軟體、出貨資料又在物流平台，同一筆交易得輸入好幾次。在這些系統之間建立自動同步，一邊新增就帶到另一邊，並保留同步紀錄，出錯時查得到是哪一筆、卡在哪裡。